Gestion documentaire · Juridique · Achats
Votre GED sait où sont vos documents. Oxebo sait ce qu’ils disent.
Une GED répond très bien à « où est le document ? ». Elle répond rarement à « que prévoient nos contrats sur la révision des prix ? ». Oxebo lit vos documents, scans et courriels compris, et répond en citant le passage exact. Votre GED reste votre archive.
La question : Que prévoient nos contrats de maintenance sur les prix et la reconduction ?
- Ascenseurs : Révision annuelle, indice BT01 [1]
- Chauffage : Prix fermes jusqu’en 2027 [2]
- Nettoyage : Préavis de 6 mois [3]
- 1contrat_ascenseurs_2023.pdf · Page 7 · Article 9
- 2contrat_chauffage_2024.pdf · Page 4 · Article 6
- 3contrat_nettoyage_scan.pdf · Page 3 · Article 12
Aujourd’hui · Avec Oxebo
Aujourd’hui
- Une recherche par mots-clés renvoie des centaines de documents à relire.
- Les métadonnées de la GED disent le type et la date, rarement ce que prévoit une clause.
- Scans, courriels et pièces jointes restent hors de portée de la recherche.
Avec Oxebo
- Une question en langage courant, une réponse qui cite le passage exact.
- Les documents classés par nature, leurs informations clés extraites en fiches, chaque valeur citée.
- Scans, courriels et pièces jointes lus comme le reste.
Pour qui
- Responsables de la gestion documentaire et archivistes
- Directions juridiques et achats
- Contrôle interne et conformité
- DSI qui veulent tirer parti du fonds existant
Pour démarrer
Un atelier de cadrage pour choisir le fonds à interroger, les espaces et leurs droits, et les questions qui comptent.
Questions fréquentes
Faut-il remplacer notre GED ?
Non. Votre GED reste l’archive, avec son classement, ses versions et sa conformité. Oxebo vient en complément : il lit les documents que vous lui confiez et répond à ce que la GED ne sait pas dire.
Comment les documents arrivent-ils dans Oxebo ?
Par dépôt depuis l’interface, ou par un import du fonds réalisé avec nos ingénieurs. La connexion directe à votre GED n’est pas proposée en standard : elle se construit sur mesure, au cadrage.
Qui peut voir quoi ?
Les droits se posent par espace de travail : chaque espace réunit les documents qu’une équipe peut interroger, et la recherche comme les réponses s’y limitent. Les droits fins de votre GED ne sont pas repris automatiquement : on les traduit en espaces au cadrage.
Quels formats sont lus ?
PDF, documents scannés (par reconnaissance de caractères), Word, OpenDocument, PowerPoint, pages HTML, courriels EML et MSG avec leurs pièces jointes, archives ZIP. Les classeurs Excel ne sont pas encore pris en charge : les tableaux contenus dans un document, si.
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