Connaissance
Ce que coûte la connaissance dormante
Études refaites, clauses oubliées, savoir parti avec une collègue : ce que coûte la connaissance qui dort dans les documents, et ce qui s’en chiffre.
Chaque organisation dispose d’un patrimoine de connaissance considérable, construit à grands frais, dont elle se sert le plus souvent une seule fois. Rapports, études, avis, notes, contrats, comptes rendus : le document est rédigé, remis, archivé, et ce qu’il contient reste ensuite à portée de main sans que personne aille le chercher. Chacun connaît les situations qui en découlent : l’étude refaite parce qu’on ignorait qu’elle existait, la réponse que seule une collègue connaissait, l’échéance découverte le lendemain. Elles sont si courantes qu’on les range volontiers parmi les frottements ordinaires de la vie d’une organisation. Elles ont pourtant un coût.
Une connaissance qui dort
Dans une organisation, la connaissance dort dans des milliers de rapports, d’avis, de notes, de procès-verbaux, de contrats et de jeux de données. Chacun a coûté des jours de travail. Bien peu sont relus après leur remise.
Les dirigeants le savent. En février 2025, Gartner indiquait, sur la base d’une enquête menée en 2024 auprès de responsables de la gestion des données, que 63 % des organisations ne disposent pas, ou ne savent pas si elles disposent, des pratiques de gestion des données adaptées à l’IA. Le cabinet en tirait une prévision : jusqu’à fin 2026, les organisations abandonneraient 60 % des projets d’IA qui ne s’appuient pas sur des données prêtes pour l’IA.
Cette prévision reste à confirmer. Elle situe pourtant bien l’enjeu : la connaissance exploitable devient une condition de réussite des projets d’IA.
Deux scènes, et une institution
La réalité la plus parlante se passe de statistique.
Vous avez peut-être vécu cette scène. On vous confie une étude, à rendre dans six semaines. Vous y consacrez le mois : entretiens, données publiques, synthèse de l’existant. La veille de la remise, quelqu’un vous demande si vous vous êtes appuyé sur l’étude menée trois ans plus tôt sur le même sujet. Vous n’en aviez jamais entendu parler. Elle dormait dans la GED, l’outil de gestion électronique des documents, sous un intitulé qui ne contenait aucun des mots que vous aviez cherchés, et elle répondait déjà à la moitié de vos questions.
L’autre scène est plus lente. Une collègue part à la retraite après plus de vingt ans dans la maison. Elle savait quel contrat avait été renégocié et pourquoi, quelle clause avait posé problème avec quel fournisseur, quel avis faisait autorité. Tout cela était écrit quelque part. Le chemin pour le retrouver passait par elle, et il est parti le jour de son pot de départ.
La même scène se joue à l’échelle des institutions. Une assemblée consultative conserve trente ans d’avis dans ses archives. Chacun a mobilisé des semaines d’auditions, de débats et de rédaction. En théorie, tout est consultable. En pratique, ces avis sont relus par ceux qui se souviennent de les avoir écrits, et s’effacent de la mémoire collective quand ces personnes s’en vont.
Dans les trois cas, l’information n’a pas disparu. Elle était écrite, archivée, consultable. C’est le chemin pour y arriver qui manquait.
Ce qui se chiffre : les contrats
Le coût le plus facile à mesurer se trouve dans les contrats, où chaque clause oubliée se traduit directement en euros. Une clause d’indexation que personne n’applique à la date prévue, une pénalité de retard jamais réclamée au fournisseur, une remise sur volume oubliée au moment de payer la facture.
Chaque fois, l’information existait, signée et rangée dans la GED, et il manquait quelqu’un pour la relire au bon moment.
Mises bout à bout, ces petites pertes pèsent lourd. L’association professionnelle World Commerce & Contracting estime l’érosion moyenne de valeur à 8,6 % par rapport aux résultats attendus des contrats, en citant plusieurs causes. Elle relève aussi que les données contractuelles sont réparties en moyenne dans 24 systèmes différents : la connaissance existe, et elle reste difficile à retrouver au moment où elle compte.
Ces chiffres sont des estimations d’association professionnelle. La dispersion qu’ils décrivent, chacun peut l’observer dans sa propre organisation.
Ce qui se chiffre mal
Les autres coûts se chiffrent moins bien et pèsent autant : le travail refait, les incohérences entre deux rapports qui se contredisent sans que personne le remarque, la lenteur face à un concurrent qui retrouve en une heure ce que vous cherchez pendant une semaine.
L’IA générative change la donne. Pour la première fois, une organisation peut interroger l’ensemble de ce qu’elle sait, relier des documents écrits à dix ans d’intervalle, et être prévenue quand un texte oublié redevient utile. La promesse est réelle, et elle s’accompagne d’une exigence : la valeur de cette intelligence dépend entièrement de la qualité des sources sur lesquelles elle s’appuie.